Événementiel type colloque : comment optimiser ateliers et tables rondes pour créer plus de valeur pour les participants, plus de renommée de l’événement, et un contenu pérenne ?
Le contexte
En bref
1 communauté de commune / 1 événement destiné aux professionnels de la santé/ Ancenis / 1 jour de couverture / 7 h + 3 j de montage
La Compa d’Ancenis organise régulièrement les Assises d’Ancenis, colloque qui rassemble des professionnels de la santé autour de sujets variés autour des addictions.
A l’échelle d’une communauté de commune, c’est un événement couteux et chronophage, et qui a réussi à devenir l’un des évènements phare en France sur la thématique des addictions.
A chaque édition, il y a l’enjeu d’attirer les centaines de professionnels à cet événement conséquent.
Il y a plusieurs ateliers et conférences en parallèle, répartis sur 2 à 3 bâtiments et de nombreux intervenants ont une renommée nationale et international.
Le(s) défi(s)
Comment continuer à attirer au moins autant, si ce n’est plus de public à la prochaine édition ?
Comment garantir la satisfaction des visiteurs ?
Comment valoriser au mieux, dans les contraintes temps, la qualité et variété des profils d’intervenants ?
Comment assoir cette notoriété un peu plus ? Comment rendre compte de l’utilité des ressources temps et argent (publique) déployées pour un tel événement
La solution choisie
Faire grandir la notoriété et la renommée de l’événement en montrant tant la qualité que la quantité d’information sur sa thématique phare, avec un document très accessible sur le fond et la forme.
Dans ce document de restitution, interactif et évolutif dans le temps, pour plus d’accessibilité, rendre compte de l’information de manière exhaustive, tout en la hiérarchisant :
La proposition de couverture de l’événement a été globale, avec le concours de Résumémo et de Lise Rousseau:
Enregistrement son de tous les ateliers et conférences / tables rondes,
Tournage de capsules vidéo type interview des experts clé sur les grandes lignes de leurs interventions,
Captation vidéo des conférences et tables rondes pour une publication sur youtube
Choix éditorial de ce qui est restitué (extraits audio des ateliers et conférences / table rondes)
Tournage d’un aftermovie pendant les interstices, des extraits de chaque format d’échanges et les temps collectifs pour rendre compte de la popularité de l’événement et de son ampleur
Hiérachisation de l’information, et mise en page interactive et multi média sur un format qui peut se modifier dans le temps. (voir plus bas)
La méthode en 4 étapes
Choix des experts à interviewer, co-écriture des questions clés pour les interviews et organisation des tournages
Tournages / captations réglés en amont
3.Montage des interviews, coupes des temps clés des ateliers et conférences / table rondes, choix éditoriaux des extraits et de la structuration de la restitution
4.La livraison
La mise en page avec l’outil Calaméo permet une livraison d’une restitution qui est plus durable et pérenne qu’un livret, qui peut se modifier dans le temps, et qui est accessible à tous.